Terminy składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia a nowa ustawa Pzp

Nowe prawo zamówień publicznych obowiązuje już od kilku miesięcy. Wielu zamawiających nie ukrywa, że ma problem z zastosowaniem przepisów w praktyce. Jedni wstrzymują się z wszczynaniem postępowań. Inni ograniczają działania do czasu rozwiązania najbardziej palących problemów interpretacyjnych związanych ze stosowaniem ustawy z 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.) – dalej „Pzp”.

Czego obawiają się zamawiający?

• „Pułapek” związanych z przygotowywaniem i prowadzeniem postępowań w oparciu o nowe przepisy Pzp
• Nieznajomości nowych przepisów. Niewątpliwie nowe Prawo zamówień publicznych jest aktem dużo bardziej skomplikowanym i złożonym niż poprzednia ustawa Prawo zamówień publicznych z 2004 r. (nowe Pzp to przecież ponad 600 artykułów).

Choć nowe prawo weszło w życie, to sporo kwestii wymaga wyjaśnienia, ukształtowania się linii orzeczniczej Krajowej Izby Odwoławczej, czy spójnych komentarzy.

Problematyczne artykuły nowej ustawy

Terminy składania ofert

art. 131 ust. 1 Pzp

Zamawiający wyznacza terminy składania ofert, z uwzględnieniem złożoności i specyfiki przedmiotu zamówienia oraz czasu niezbędnego do ich przygotowania i złożenia. Terminy te nie mogą być jednak krótsze, niż ustawowe terminy minimalne.

Co to oznacza w praktyce?
Zamawiający de facto w każdym przypadku musi dokonać oceny, czy planowane postępowanie nie odbiega pod względem złożoności, czy stopnia skomplikowania od typowych postępowań.
To z  kolei sugeruje wydłużenie terminu składania ofert ponad termin minimalny.

art. 131 ust. 2 Pzp

W przypadku gdy zamawiający wymaga złożenia oferty po odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzeniu przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego – zamawiający wyznacza terminy składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, z tym że terminy te muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych.

Co to oznacza w praktyce?
Zawsze, jeżeli zamawiający planuje wprowadzić obowiązek złożenia oferty dopiero po odbyciu wizji lokalnej przez wykonawców lub sprawdzeniu dokumentów na miejscu u zamawiającego, musi wyznaczać terminy składania ofert dłuższe od minimalnych.

art. 138 ust. 1 Pzp

Termin składania ofert nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej i może ulec licznym modyfikacjom.

Co to oznacza w praktyce?
Wyznaczanie terminu składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego (czyli dla postępowań o wartości równej lub wyższej niż tzw. progi unijne) wzbudza wiele wątpliwości. W trybie przetargu nieograniczonego ustalenie terminu składania ofert jest czynnością skomplikowaną, zależną od wielu czynników i okoliczności.

Jak wyznaczyć termin składania oferty?

Termin składania ofert w przetargu nieograniczonym może wynosić od 15 do 40 dni.
Art. 138 Pzp wskazuje na wszystkie okoliczności, które wpływają na długość tego terminu. Skrócenie tego terminu (np. do 15 dni) możliwe jest przy spełnianiu jednej przesłanki (np. w zakresie pilnej potrzeby udzielenia zamówienia), ale ze względu na inne przesłanki może zostać wydłużony.

Ustalenie terminu zależy m.in. od tego czy:

• opublikowano wstępne ogłoszenie informacyjne,
• zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,
• składanie ofert odbywa się w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

O czym jeszcze powinien pamiętać zamawiający?

O różnicy w określaniu poziomu wadium w nowej ustawie Pzp w zależności od szacunkowej wartości zamówienia oraz trybu prowadzonego postępowania. Zgodnie z art. 97 Pzp w przypadku przetargu nieograniczonego (a zatem dla postępowań o wartości równej lub przekraczającej tzw. progi unijne) zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia. Natomiast w przypadku trybu podstawowego wysokość wadium  nie może być większa niż 1,5 % wartości zamówienia.

Czy Asystent Postępowania może uchronić zamawiającego przed błędami?

Pracując nad programem Asystent Postępowania staraliśmy się uchwycić jak najwięcej „pułapek”, w które może wpaść zamawiający przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia w ramach nowego prawa zamówień publicznych. Dlatego też przygotowując specyfikację warunków zamówienia, Asystent Postępowania zwraca uwagę m.in. na powyżej wskazane sytuacje i okoliczności, proponując jednocześnie rozwiązania zgodne z przepisami Pzp.