Nowe Pzp: Checklista dla zamawiających
Postępowanie o udzielenie zamówienia w nowym Pzp

Kilka słów wstępu – Nowe Pzp i kwestie problematyczne

Mimo że wszyscy przyzwyczailiśmy się już do nowego prawa zamówień publicznych, to jednak wielu – zarówno zamawiający, jak i wykonawcy nie ukrywają, że mają problem ze stosowanie tych przepisów.

Sporo kwestii wymaga wyjaśnienia, ukształtowania się linii orzeczniczej Krajowej Izby Odwoławczej, czy spójnych komentarzy.

Większą trudność sprawiają jednak „pułapki” związane z przygotowywaniem i prowadzeniem postępowań w oparciu o nowe przepisy, czy po prostu ich nieznajomość.
Niewątpliwie nowe prawo zamówień publicznych (Nowe Pzp) jest aktem dużo bardziej skomplikowanym i złożonym niż poprzednia ustawa prawo zamówień publicznych z 2004 r. (nowe prawo zamówień publicznych to przecież ponad 600 artykułów).

Obserwacja dotychczas prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia już w oparciu o nowe przepisy, wskazuje na kilka kluczowych elementów związanych z przygotowaniem dokumentów zamówienia, o których każdy zamawiający powinien pamiętać.

Dzięki Checkliście nie pominiesz żadnego wymaganego kroku w prowadzonym przez Ciebie postępowaniu.

CHECKLISTA – O czym należy pamiętać prowadząc postępowanie w 2021 r?

10 kroków, które ustrzegą Cię przed błędami

1) Ustal wartość zamówienia
2) Określ kryteria oceny równoważności
3) Określ konkretną datę terminu związania ofertą
4) Określ okoliczności zmiany umowy o udzielenie zamówienia
5) Wskaż w dokumentach zamówienia postanowienia odnoszące się do „siły wyższej”
6) Zastosuj rozróżnienie, co do wysokości wadium w zależności od wartości zamówienia
7) Zapoznaj się z wymaganiami w zakresie wizji lokalnej
8) Zapoznaj się z możliwościami wprowadzenia postanowień procedury odwróconej (dotyczy tylko przetargu nieograniczonego)
9) Ustal termin składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego
10) Uzasadnij brak podziału zamówienia na części

1) Zasady ustalania wartości zamówienia

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Pzp wartość zamówienia obejmuje wartość zamówień uzupełniających / dodatkowych dostaw oraz wartość opcji.

2) Określenie kryteriów oceny równoważności

Zgodnie z nowym Pzp w sytuacji, gdy zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób, może opisać przedmiot zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, pod warunkiem jednak, że wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. Dodatkowo zamawiający zobowiązany jest w takim przypadku wskazać w opisie przedmiotu zamówienia kryteria stosowane w celu oceny równoważności.
A zatem w obecnym brzmieniu Pzp (odmiennie niż dotychczas) nie nakłada na zamawiającego obowiązku uzasadnienia użycia znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę – specyfiką przedmiotu zamówienia, natomiast nakłada na niego wprost – w takim wypadku – wskazanie w opisie przedmiotu zamówienia kryteriów stosowanych w celu oceny równoważności.

3) Konieczność określenia konkretnej daty terminu związania ofertą

Ustawodawca w przepisie art. 220 ust. 2 Pzp precyzuje i porządkuje sposób określania tego terminu stanowiąc, że zamawiający określa termin związania ofertą poprzez wskazanie konkretnej daty.
Taka regulacja sposobu wskazywania terminu związania ofert ma na celu wyeliminować po stronie wykonawców błędy związane z obliczaniem tego terminu oraz ułatwić ustalanie terminów przy zobowiązaniach wadialnych, a jednocześnie stanowi nowy obowiązek zamawiającego.

4) Określanie okoliczności zmiany umowy o udzielenie zamówienia

Jak stanowi art. 455 Pzp dopuszczalna jest zmiana umowy o udzielenie zamówienia niezależnie od wartości tej zmiany, o ile została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. W związku z tym zamawiający tworząc SWZ, powinien przewidzieć jak najwięcej sytuacji, w których możliwa będzie zmiana umowy o udzielenie zamówienia.

5) Wskazanie w dokumentach zamówienia postanowień odnoszących się do „siły wyższej”

W związku z faktem, że na ten moment nie jesteśmy w stanie określić, jak długo potrwają utrudnienia i ograniczenia w funkcjonowaniu społecznym i gospodarczym w związku z pandemią COVID-19 (mimo znacznego spadku liczby zachorowań), konieczna jest weryfikacja, w jaki sposób wystąpienie zdarzenia niosącego znamiona „siły wyższej” wpływa na realizację umów o udzielenie zamówienia publicznego. Dlatego też, zamawiający już na etapie przygotowywania postępowań o udzielenie zamówienia powinni zastanowić się nad tym, jakie postanowienia wprowadzić do istotnych dla stron postanowień, ogólnych warunków umowy czy wzoru umowy w zakresie występowania „siły wyższej”.

6) Obowiązek rozróżnienia wysokości wadium w zależności od wartości zamówienia

Z pewnością zamawiający muszą również pamiętać o różnicy w określaniu poziomu wadium, w zależności od szacunkowej wartości zamówienia oraz trybu prowadzonego postępowania. Zgodnie z art. 97 p.z.p. w przypadku przetargu nieograniczonego (a zatem dla postępowań o wartości równej lub przekraczającej tzw. progi unijne) zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia. Natomiast w przypadku trybu podstawowego wysokość wadium nie może być większa niż 1,5 % wartości zamówienia.

Więcej w Artykule: Wadium w Nowym Pzp

7) Wymagania w zakresie wizji lokalnej

Zamawiający w nowym prawie zamówień publicznych ma możliwość ustalenia zarówno wizji lokalnej obowiązkowej – jeżeli wymaga tego specyfika przedmiot zamówienia, jak i wizji lokalnej nieobowiązkowej dla wykonawców zainteresowanych dokładną analizą przyszłego miejsca realizacji zamówienia. Brak odbycia wizji lokalnej może dla wykonawcy oznaczać odrzucenie jego oferty.
Jednocześnie należy pamiętać, że jeżeli zamawiający planuje wprowadzić obowiązek złożenia oferty dopiero po odbyciu wizji lokalnej przez wykonawców albo jeżeli przewiduje wyłącznie możliwość odbycia wizji lokalnej przez zainteresowanych wykonawców, musi wyznaczać terminy składania ofert dłuższe od minimalnych.

Więcej w Artykule: Wizja lokalna w Nowym Pzp

8) Możliwość wprowadzenia postanowień dotyczących procedury odwróconej tylko w przetargu nieograniczonym

Procedura odwrócona, tj. możliwość dokonania w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokonania kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu w przetargu nieograniczonym, uregulowana w art. 139 Pzp, nie ma zastosowania do postępowań o wartości poniżej progów unijnych prowadzonych, czyli prowadzonych w trybie podstawowym.

9) Ustalanie terminu składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego

Kwestią mogącą nastręczać trudności jest wyznaczanie terminu składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego (czyli dla postępowań o wartości równej lub wyższej niż tzw. progi unijne). W trybie przetargu nieograniczonego ustalenie terminu składania ofert jest czynnością skomplikowaną, zależną od wielu czynników i okoliczności. Zasada wyrażona w art. 138 ust. 1 Pzp, zgodnie z którą termin składania ofert nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, może ulec licznym modyfikacjom.

Od czego zależy termin składania ofert?
Ustalenie terminu zależy m.in. od tego czy:
• Opublikowano wstępne ogłoszenie informacyjne;
• Zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia;
• Składanie ofert odbywa się w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Termin składania ofert w przetargu nieograniczonym może wynosić od 15 do 40 dni. Art. 138 Pzp wskazuje na wszystkie okoliczności, które wpływają na długość tego terminu. Skrócenie tego terminu (np. do 15 dni) możliwe jest przy spełnianiu jednej przesłanki (np. w zakresie pilnej potrzeby udzielenia zamówienia), ale ze względu na inne przesłanki może zostać wydłużony.

Więcej w Artykule: Ustalenie terminu na składanie ofert

10) Uzasadnienie braku podziału zamówienia na części

Zgodnie z art. 91 ust. 2 Pzp zamawiający wskazuje w dokumentach zamówienia powody niedokonania podziału zamówienia na części.
Zatem (w stosunku do poprzednio obowiązujące ustawy) zmianie uległo miejsce, w którym zamawiający przedstawia uzasadnienie braku podzielenia zamówienia na części. Na gruncie poprzednio obowiązującej ustawy prawo zamówień publicznych obowiązkiem zamawiającego było podanie powodów niedokonania podziału zamówienia na części w protokole postępowania. Obecnie obowiązek w tym zakresie zamawiający spełni, wskazując powody niedokonania podziału zamówienia na części w dokumentach postępowania, najczęściej w specyfikacji warunków zamówienia.

Więcej w Artykule: Uzasadnienie o braku podziału zamówienia na części