Informacja o kwocie przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia

Informacja o kwocie przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia w PZP 2021

Jeśli przeprowadzamy otwarcie ofert na zasadach wskazanych w ustawie z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.), dalej Pzp czeka nas przed otwarciem ofert obowiązek udostępnienia informacji o kwocie przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia.

Przed otwarciem

Przed otwarciem trzeba pamiętać o umieszczeniu na stronie internetowej informacji o kwocie przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia.
Zgodnie z art. 222 ust. 4 Pzp:
Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Udokumentowanie

W związku z tym, iż informacja z art. 222 ust. 4 Pzp musi być udostępniona przed otwarciem ofert, konieczne jest aby Zamawiający dysponował dowodami, które wskazują, iż przed otwarciem ofert informacja ta została opublikowana. Tym samym najlepiej jest dysponować dowodem na publikację, który został wytworzony przed otwarciem ofert (np. plikiem pdf z wizualizacją strony prowadzonego postepowania), albo móc wykazać kiedy poszczególne treści były publikowane na stronie (np. przez logi wskazujące na czas publikacji, wersje strony etc.).

Aktualność kwoty

Za komentarzem autorstwa Urzędu Zamówień Publicznych (Prawo zamówień publicznych Komentarz pod redakcją Huberta Nowaka Mateusza Winiarza, Warszawa 2021, str. 714), warto zauważyć:
Jeszcze przed otwarciem ofert na stronie internetowej prowadzonego postępowania powinna znaleźć się informacja o kwocie, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (art. 222 ust. 4 Pzp).
Będzie to kwota wynikająca aktualnie z budżetu zamawiającego, planu finansowego lub innego dokumentu pełniącego podobne funkcje planistyczne.

Kwota, a opcja

W zakresie informacji o kwocie, bardzo duże wątpliwości budzi kwestia tego czy, a jeśli tak to kiedy podawać informację o środkach przeznaczonych na opcję. O ile nie ma wątpliwości, ze trzeba wskazać kwotę przeznaczoną na zamówienie podstawowe, przepisy wprost nie wskazują na to czy „kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia” ma obejmować kwotę przeznaczoną na opcje.

Próbując odpowiedzieć na te wątpliwości trzeba w tym miejscu wskazać przede wszystkim na powyższy komentarz autorstwa Urzędu Zamówień Publicznych, który wskazuje iż podawana kwota ma być „aktualna”.

Tym samym, należałoby stwierdzić, że jeśli w aktualnym budżecie, planie, innym dokumencie są zarezerwowane środki na opcję, wydzielone od środków na zamówienie podstawowe, to trzeba je wykazać w informacji z art. 222 ust. 4 Pzp.

Dodatkowo można się pokusić, w oparciu o powyższe stanowisko o kilka dalszych wniosków:

1. Jeśli opcja ma być dostępna „kiedy będą środki”, to fakt, iż aktualnie tych środków Zamawiający nie posiada, oznacza, że nie trzeba, a wręcz nie można wskazać kwoty przeznaczonej na opcję. Podobnie trzeba by było postąpić, jeśli opcja miałaby być wykorzystana w późniejszym terminie, zaś środki na nią będą dopiero ujęte w kolejnym budżecie lub planie.
2. Podobnie w przypadku opcji, która byłaby wykorzystana, jeśli nie zostałaby w całości wykorzystana kwota przeznaczona na realizację zamówienia podstawowego – kwota podana de facto obejmuje już opcję.
3. Charakter opcji, kiedy oraz w jaki sposób może ona być wykorzystana oraz z jakich środków/budżetów/planów będzie finansowana – mają kluczowe znaczenie w ocenie, czy w informacji z art. 222 ust. 4 Pzp trzeba wskazać osobno kwotę przeznaczoną na opcję.