Elektronizacja zamówień publicznych, cyfryzacja zamówień publicznych – co to oznacza w praktyce?

Według rządowych założeń do 2025 roku systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją (w tym w ramach zamówień publicznych) powinny funkcjonować w każdej jednostce publicznej. Plany wydają się ambitne, ale prawdą jest, że w ostatnich latach administracja publiczna przechodzi dynamiczną transformację i coraz więcej procesów ma charakter cyfrowy. Z pewnością sektorem administracji, który przeszedł w ostatnich latach największą transformację są zamówienia publiczne.

Z pewnością istotnym impulsem do poprawy efektywności zamówień publicznych, ich transparentności oraz poprawienia dostępu małych i średnich przedsiębiorstw do zamówień publicznych jest elektronizacja procesu udzielania zamówienia publicznego, w szczególności obowiązek udostępniania przez zamawiających dokumentów zamówienia w postaci elektronicznej oraz prowadzenia komunikacji elektronicznej pomiędzy zamawiającym i wykonawcą. Dzięki obowiązkowi przyjmowania przez zamawiających dokumentów składanych drogą elektroniczną zmniejszają się koszty udziału w postępowaniu po stronie wykonawców. Elektronizacja obniża koszty prowadzenia postępowań po stronie zamawiających w związku z brakiem konieczności przechowywania znacznej liczby dokumentów w postaci papierowej. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Komisję Europejską, wprowadzenie elektronicznego procesu udzielania zamówień generuje oszczędności po stronie instytucji zamawiających sięgające nawet 20% dotychczasowych wydatków.

Zapewnienie komunikacji elektronicznej pomiędzy zamawiającymi, a wykonawcami to pierwszy etap, który mamy już za sobą, który jednak nie wyczerpał tematu cyfryzacji zamówień publicznych.

Czym jest cyfryzacja zamówień publicznych?

Mówiąc natomiast o cyfryzacji zamówień, nie sposób pominąć projektu „e-Zamówienia – elektroniczne zamówienia publiczne” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020.

Projekt zakłada budowę i wdrożenie platformy e-Zamówienia, która jak wynika z założeń, zapewni kompletność i spójność informacji o funkcjonowaniu rynku zamówień publicznych w Polsce. Zbudowane w ramach projektu e-usługi ułatwią i skrócą przebieg czynności podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, przeprowadzonego zgodnie z p.z.p. Zostaną udostępnione usługi komunikacji elektronicznej i wymiany informacji przez uczestników postępowania na platformie e-Zamówienia na wszystkich etapach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Realizacja Projektu przewidziana jest na lata 2019-2022 (choć z dotychczasowych doświadczeń możemy zakładać, że realizacja projektu ulegnie przedłużeniu).

Jako główne cele projektu, a tym samym cyfryzacji rynku zamówień publicznych wskazuje się:

• udostępnienie ustandaryzowanych procedur w zakresie przygotowywania dokumentów zamówienia, a w konsekwencji ujednolicenie stosowania przepisów prawa zamówień publicznych,
• udostępnienie wykonawcom dojrzałych narzędzi do udziału w postępowaniu,
• optymalizacja usługi składania rocznego sprawozdania przez zamawiających,
• możliwość efektywnego wyszukiwania informacji oraz monitorowania procesu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Jakie są plany dotyczące cyfryzacji zamówień publicznych?

Wagę cyfryzacji rynku zamówień publicznych podkreślają dokumenty strategiczne polskiego rządu, takie jak: „Cyber Poland 2025”, czy „Strategia produktywności 2030”.

Szczególnie istotnym z punktu widzenia cyfryzacji administracji publicznej dokumentem jest projekt Strategii Produktywności 2030 opracowany przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii (planowany termin przyjęcia projektu Strategii Produktywności 2030 przez Radę Ministrów został określony na II kwartał 2021 roku, jednak dokument nie został jeszcze ostatecznie przyjęty).

Projekt Strategii Produktywności 2030 (dalej „Strategia”) określa wizję rozwoju polskiej gospodarki do 2030 roku, przyjmując cel główny i szereg celów szczegółowych wyznaczonych w siedmiu obszarach. Strategia będzie dokumentem, stanowiącym punkt wyjścia do negocjacji nowej Umowy Partnerstwa oraz programów w ramach unijnej perspektywy finansowej na lata 2021–2027.

Jednym z głównym celów Strategii jest cyfryzacja zamówień publicznych. Jednoznacznym postulatem Strategii jest faktyczna cyfryzacja procesu zamówień publicznych – rozumiana jako odejście od papierowej dokumentacji w procesie zamówień publicznych.

Jednocześnie warto wspomnieć, że jednym z celów Strategii jest także zwiększenie dostępności i otwartości danych.

Budowa gospodarki opartej na danych nie może się odbyć bez zapewnienia ich dostępności. Jest to warunek konieczny jej rozwoju. Jak wynika z analizy zawartej w Strategii dostępność danych współcześnie stanowi wąskie gardło rozwoju gospodarczego. Teoretycznie jesteśmy danymi otoczeni dookoła. W rzeczywistości jednak większość z tych danych jest albo niedostępna, albo niezdatna do przetwarzania. Najlepszym przykładem są gigantyczne zbiory danych publicznych ukryte na urzędowych komputerach, w archiwach stron internetowych, czy też publikowane jako skany dokumentów.

Jakie narzędzie lub programy wspomagają proces cyfryzacji zamówień publicznych?

Jakie zatem narzędzia mogą wspomóc proces cyfryzacji zamówień? Poza platformą e-Zamówienia, która po jej całkowitym wdrożeniu może stanowić ciekawe i pomocne rozwiązanie dla zamawiających i wykonawców (z tym zastrzeżeniem, że tylko częściowo odpowiada na potrzebę cyfryzacji zamówień), można wskazać następujące typy narzędzi:

• systemy do monitorowania płatności na rzecz wykonawców,
• narzędzia do tworzenia dokumentów zamówienia (przede wszystkim specyfikacji warunków zamówienia oraz załączników),
• ogólnodostępne bazy danych i wiedzy stanowiące wsparcie dla uczestników rynku zamówień publicznych (np. służące do weryfikacji wykonawców i składanych przez ich dokumentów lub oświadczeń),
• narzędzia do zautomatyzowanego konstruowania umów o udzielenie zamówienia,
• systemy do wymiany korespondencji między zamawiającymi a wykonawcami na etapie realizacji zamówienia (w szczególności w przypadku skomplikowanych zamówień lub robót budowlanych, gdzie wytwarzana jest duża ilość dokumentacji),
• rozbudowane platformy zakupowe.

Z pewnością odpowiedzią na cyfryzację rynku zamówień publicznych jest program Asystent Postępowania. Asystent Postępowania to:

• inteligentny program do prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z nową ustawą prawo zamówień publicznych oraz w ramach zasady konkurencyjności,
• program dostosowany do wymogów elektronizacji (umożliwia złożenie oferty oraz pełną komunikację wykonawcy z zamawiającym),
• baza informacji dla zamawiających i wykonawców o uczestnikach rynku zamówień publicznych (m.in. o wykonawcach, w stosunku do których może wystąpić podstawa do wykluczenia),
• program, który w niedalekiej przyszłości (połowa 2022 r.) umożliwiać będzie cyfrowe tworzenie umów o udzielenie zamówienia.

Czy można na działania w zakresie cyfryzacji otrzymać dofinansowanie?

Na zakończenie wspomnieć należy, że jego realizacja postulatu cyfryzacji administracji publicznej odbywa się w chwili obecnej, m.in. poprzez możliwość otrzymania dofinansowanie dla gmina w ramach oś. V Rozwój cyfrowej odporności na zagrożenia – REACT-EU. W ramach niniejszego konkursu gminy otrzymają dofinansowanie w formie grantu do 100% wydatków kwalifikowanych (minimalna wysokość grantu dla jednej gminy wynosić będzie 100 000 zł, natomiast maksymalna to 2 000 000 zł). Dofinansowanie można przeznaczyć w szczególności na zakup sprzętu IT, oprogramowania (również w zakresie zamówień publicznych), licencji niezbędnych do realizacji e-usług oraz zdalnej pracy i nauki np. stacje robocze, skanery, podpisy kwalifikowalne.

Konkurs rusza od 18 października 2021 roku. Dofinansowanie można również otrzymać na wdrożenie funkcjonalności Asystenta Postępowania.