Elektroniczne otwarcie ofert

Wraz z nową ustawą z 2019 roku, to co wcześniej było znane tylko wąskiej grupie zamawiających, a więc postępowanie prowadzone w całości elektronicznie oraz elektroniczne otwarcie ofert staje się czymś powszechnym. Warto w związku z tym zwrócić uwagę na kilka ważnych elementów, które odróżniają takie elektroniczne otwarcie od otwarcia ofert w formie pisemnej.

Więcej jak jeden oryginał

Zgodnie z art. 61 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019), dalej p.z.p., komunikacja w postępowaniach wszczętych od 1 stycznia 2021 roku, prowadzona jest elektronicznie, chyba że zachodzą wyjątki określone w art. 65 p.z.p. W związku z powyższym trzeba sobie zadać pytanie czym jest elektroniczna oferta i co ją bardzo różni od tej papierowej.

Warto zauważyć, przed omówieniem podstawy ustawowej, iż oferta taka jest dokumentem elektronicznym, a tym samym zastosowanie ma tu definicja dokumentu elektronicznego zawarta w art. 3 pkt 35 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, zwanego dalej „eIDAS”: „dokument elektroniczny” oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne.

Równocześnie warto pamiętać, iż istnieje polska definicja dokumentu elektronicznego zawarta w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570 ze zm.): Dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych

Jak łatwo zauważyć, kluczowym elementem obu definicji jest fakt, iż dokument taki jest zbiorem danych. Tym samym dokument taki może być kopiowany, albo co byłoby semantycznie bardziej poprawne klonowany. „Kopia” pliku elektronicznego co do zasady zawiera te same dane. Tym samym z punktu widzenia p.z.p należałoby wskazać, iż dwa identyczne pliki zawierające prawidłowo podpisaną ofertę są de facto dwoma oryginałami tej samej oferty.

Tym samym musimy uświadomić sobie, iż nie istnieje w postępowaniu prowadzonym elektronicznie coś takiego jak jeden oryginał czy właściwy oryginał.

Podpis czyni ofertę

W tym momencie warto zauważyć, co czyni ofertę, ofertą. Odpowiedź przynosi nam art. 63 p.z.p:

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosek, o którym mowa w art. 371 ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej.
2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Jak można łatwo zauważyć ofertę składa się pod rygorem nieważności z właściwym podpisem, czy to kwalifikowanym, czy poniżej progów unijnych także podpisem zaufanym lub osobistym. Tym samym ofertę można złożyć pod rygorem nieważności tylko z właściwym podpisem.

Reasumując, jeśli otrzymamy w postępowaniu plik zawierający wszystkie dane jakie były wymagane w stosunku do oferty, ale bez podpisu – to nie złożono oferty, gdyż czynność złożenia oferty wymaga pod rygorem nieważności właściwego podpisu. Tym samym musimy w trakcie otwarcia zwrócić uwagę, czy dany plik albo pliki stanowiące ofertę są podpisane – aby móc stwierdzić iż otwieramy ofertę.

Pamiętaj przed otwarciem

Przed otwarciem trzeba pamiętać o umieszczeniu na stronie internetowej informacji o kwocie przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia.

Zgodnie z art. 222 ust. 4 p.z.p:

Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Otwarcie w kilku prostych krokach

Jak więc zamawiający ma otworzyć oferty tak, aby uwzględnić wszystkie nowe elementy właściwe dla elektronicznej komunikacji i elektronicznego składania ofert? Należy w trakcie otwarcia trzymać się określonej sekwencji czynności. Wynika ona zarówno z wcześniej wskazanych kwestii jak i z charakteru składania ofert elektronicznych przy użyciu dedykowanych do tego platform.

1. Pobranie oferty.

W związku z tym, iż oferty są składane przez elektroniczną platformę konieczne przed samym otwarciem jest ich pobranie. Trzeba pamiętać, iż po pobraniu zalecane jest stworzenie kopii, którą będziemy dalej otwierać, aby pozostawić jeden oryginał oferty w takiej postaci w jakiej została pobrana.

2. Sprawdzenie czy oferta jest podpisana.

Jak wskazano już wcześniej ofertą jest tylko taka oferta, która została podpisana właściwym podpisem. Sprawdzenie złożonej oferty możemy wykonać za pomocą narzędzi do tego przeznaczonych jak np. aplikacje podmiotów wydających podpisy kwalifikowane (jak np. SIGILLUM Państwowej Wytwórni Papierów Wartościowych) lub przy użyciu stron weryfikujących takowe podpisy. Krok ten jest nam potrzebny abyśmy wiedzieli czy dany plik jest ofertą i ile ofert złożono w postępowaniu, a jeśli używamy programów do weryfikacji, dodatkowo może to pomóc w następnym kroku.

3. Otwarcie ofert

W końcu musimy odczytać ofertę. W przypadku plików podpisanych w większości użytkowanych formatów, a zwłaszcza w formacie xades, do otwarcia może być konieczna aplikacja do weryfikacji podpisów. W razie problemów z otwarciem najpewniejszą metodą jest próba otwarcia pliku oprogramowaniem stworzonym przez wystawcę podpisu – a więc podmiot od którego wykonawca uzyskał podpis. Wystawcę znamy, gdyż informację o nim pozyskaliśmy w ramach poprzedniego kroku, sprawdzając sam podpis.

Na tym zasadniczo kończymy otwarcie tej oferty i powtarzamy powyższe kroki tyle razy ile mamy ofert.

Przechowywanie ofert

Warto na koniec pochylić się nad tym jak należy przechowywać oferty po otwarciu. Jak już wcześniej zaznaczono najlepiej aby mieć przynajmniej jeden oryginał w takiej formie w jakiej został pobrany z platformy. Zgodnie z art. 78 ust. 1 p.z.p załączniki do protokołu, a więc i samą ofertę należy przechowywać w sposób gwarantujący ich nienaruszalność, a zgodnie z art. 79 ust. 1 p.z.p muszą być one przechowywane w oryginalnej postaci i formacie, w jakich zostały sporządzone lub przekazane.